Wie zijn wij?
Lexie Mobile is een product van Media Hologram B.V., gevestigd in Etten-Leur. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
Welke gegevens slaan we op?
Wij slaan de volgende persoonsgegevens op:
| Gegeven | Doel | Bewaartermijn |
|---|---|---|
| Naam en telefoonnummer van de oudere | Voor het plaatsen en herkennen van gesprekken | Tot het account wordt verwijderd |
| Naam, e-mail en telefoonnummer van het familielid | Accountbeheer en meldingen | Tot het account wordt verwijderd |
| Persoonlijke informatie (DNA) optioneel | Voor het personaliseren van gesprekken. Lexie functioneert ook zonder deze informatie. | Tot het account wordt verwijderd |
| Gesprekssamenvatting en gespreksgeheugen optioneel | Familie informeren. Gespreksgeheugen kan per gebruiker worden uitgeschakeld in het dashboard. | Tot het account wordt verwijderd |
| Uitgeschreven gesprek | Zodat familie kan teruglezen en Lexie de gebruiker onthoudt | 12 maanden, daarna wordt de inhoud gewist |
| Kwaliteitsbeoordeling van het gesprek | Om Lexie als gesprekspartner te verbeteren. Na elk gesprek leest een AI-model (via OpenAI) het uitgeschreven gesprek automatisch door, met de namen vervangen door plekhouders, en noteert of Lexie onderbrak, van onderwerp sprong of algemeen bleef, met een cijfer en een korte notitie. Het kijkt ook of Lexie iets onjuists of zorgwekkends zei, zoals medisch advies; dan krijgt een medewerker van Media Hologram een melding om op te volgen. Beheerders van Media Hologram, en van de zorgorganisatie voor de eigen cliënten, zien deze beoordeling. | Tot het account wordt verwijderd |
| Geluidsopname van het gesprek | Geen: gesprekken worden niet als geluid opgenomen. Het geluid wordt alleen live verwerkt om het gesprek te kunnen voeren | Wordt nooit bewaard |
| Betaalgegevens (bedrag, datum, Mollie-nummer) | Boekhouding en facturatie | 7 jaar, wettelijke bewaarplicht — zonder persoonsgegevens na verwijdering van het account |
| Geboortedatum | Onderzoek en personalisatie | Tot het account wordt verwijderd |
Na twaalf maanden wordt de inhoud van een gesprek automatisch gewist: het uitgeschreven gesprek, de samenvatting en de onderwerpen. Datum, duur en stemming blijven staan, zodat de overzichten blijven kloppen. Zorgorganisaties kunnen voor hun eigen cliënten een kortere termijn instellen.
Beheerders kunnen de korte kwaliteitsnotities van een reeks gesprekken ook samen laten nalezen op terugkerende patronen. Daarbij gaan alleen die notities naar het AI-model, niet de gesprekken zelf, en de uitkomst wordt niet bewaard.
Elke nacht wordt er een back-up van de database gemaakt, die 30 dagen wordt bewaard. Gegevens die gewist of verwijderd zijn, kunnen daardoor nog tot 31 dagen in een back-up staan; daarna wordt die back-up automatisch opgeruimd.
Rechtsgrond
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van uitdrukkelijke toestemming. Voordat Lexie een oudere voor het eerst belt, geeft het familielid toestemming via het dashboard. Deze toestemming kan op elk moment worden ingetrokken.
Voor zorginstellingen vindt de verwerking plaats op basis van een verwerkersovereenkomst (DPA) waarin de verantwoordelijkheden van beide partijen zijn vastgelegd.
Subverwerkers
Lexie maakt gebruik van de volgende derde partijen voor technische verwerking. Deze partijen verwerken alleen data voor zover noodzakelijk voor de dienst:
Cookies en statistieken
De publieke website werkt zonder volgcookies. Uw taalkeuze en uw cookiekeuze worden in uw eigen browser bewaard (local storage) en niet naar ons verstuurd.
Pas nadat u in de cookiebanner op "Alles accepteren" klikt, laden wij:
- Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd.) voor bezoekersstatistieken, met IP-anonimisering en Google Consent Mode. Bewaartermijn: 14 maanden.
- De Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Ltd.) om te meten of onze advertenties op Facebook en Instagram tot contactaanvragen leiden.
U kunt uw keuze op elk moment wijzigen of intrekken via "Cookie-instellingen" onderaan elke pagina. Het familiedashboard gebruikt alleen een functionele sessiecookie om u ingelogd te houden.
Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen:
- Alle dataverkeer is versleuteld via HTTPS (TLS)
- De server staat in Duitsland, binnen de EU (Hetzner)
- Toegang tot het admin panel en dashboard is beveiligd met authenticatie; beheerders hebben daarbij ook een code uit een authenticator-app nodig
- Elke dag een versleutelde back-up van de database, die 30 dagen wordt bewaard. De sleutel om die te openen staat niet op de server
- Logging van systeemactiviteit voor incidentdetectie
Uw rechten
Onder de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
- Recht op inzage (artikel 15) — het hoofdcontact kan op de instellingenpagina, onder Account, zelf één bestand (JSON) downloaden met alles wat wij over de deelnemer bewaren: profiel, contactpersonen, toestemmingen, alle gesprekken met transcriptie en samenvatting, en credits en betalingen. Bij een zorgorganisatie kan de beheerder van die organisatie dat ook. U kunt het ook gewoon bij ons opvragen
- Recht op rectificatie (artikel 16) — u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren. Familie kan een gesprekssamenvatting zelf corrigeren in het dashboard; Lexie gebruikt daarna de gecorrigeerde tekst
- Recht op verwijdering (artikel 17) — het hoofdcontact kan het account met alle gegevens direct verwijderen via de instellingenpagina; u hoeft daar niet om te vragen
- Recht op intrekking toestemming — de optionele toestemming (profiel personaliseren) staat als schakelaar op de instellingenpagina, met de datum en wie die het laatst wijzigde
Om uw rechten uit te oefenen, neem contact op via:
Wij reageren binnen 30 dagen, zoals wettelijk vereist.
Klachten
Heeft u een klacht over hoe wij met uw gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op. Bent u niet tevreden met onze reactie, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:
Wijzigingen in deze verklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring bijwerken. De meest recente versie is altijd beschikbaar op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij gebruikers per e-mail.